Indemnité des volontaires (bénévoles) et fiche fiscale

Une association (ASBL, AISBL ou fondations) peut indemniser un volontaire pour différents frais exposés dans le cadre de son activité de bénévolat. Le volontaire doit être inscrit dans le registre des volontaires.

Cette indemnisation peut être forfaitaire ou établie sur base de frais réels. Le choix de la forme d’indemnisation doit être repris dans la note d’organisation générale que l’association doit établir.

L’exemption fiscale de ce remboursement de frais (et l’absence d'établissement de fiches) doit répondre aux conditions suivantes selon qu'il est forfaitaire ou réel.

Frais forfaitaires (montants de 2013)

L’indemnité de défraiement forfaitaire payée ne peut pas dépasser les deux limites de 32,71 EUR par jour et 1.308,38 EUR par an. Dès qu’une de ces limites est dépassée, la totalité du montant reçu devient imposable et pas seulement le surplus. La totalité de ce montant doit alors faire l’objet d’une fiche 281.10.

Lors du respect de ces limites, il ne faut pas établir de fiche fiscale. L’association doit simplement tenir une liste nominative qui reprend les montants payés par volontaire. La charge de la preuve du respect des limites appartient à l’association.

Frais réels

La double preuve doit être établie que :

1. l’indemnité de défraiement est destinée à couvrir des frais inhérents à l’association;
2. cette indemnité a été réellement utilisée aux fins de couvrir ces frais.

L’absence d’établissement de ces deux preuves entraine que la totalité des montants versés devient imposable et ce montant doit faire l’objet d’une fiche 281.10.

Selon la circulaire administrative du 5 mars 1999, une fiche fiscale 281.10 doit être établie lors de remboursement des frais réels. Cette fiche devrait reprendre la mention ‘Oui-normes sérieuses’ ou ‘Oui-justificatifs’. Le montant de l’indemnité ne doit pas être mentionné sur la fiche fiscale, hormis s’il s’agit d’un remboursement de frais généraux non conforme à des normes sérieuses. La circulaire motive l’obligation de cette fiche par analogie aux dispositions de la loi sur les droits des volontaires qui indique que les activités de volontaires sont celles qui sont exercées de manière désintéressée et directement pour compte du commettant, sans que le volontaire ait une quelconque relation professionnelle avec celui-ci. Il n’existe donc pas, pour les volontaires, de relation « employeur-travailleur ».

La définition du «travail volontaire» permet-elle au fisc d’imposer l’établissement de fiches ?

La réponse à une question parlementaire (Quest. Parl. n°522, Bercy Slegers, 18 juillet 2013) permet de cerner que les « frais propres à l’employeur » ne sont pas applicables aux volontaires dont les frais réellement supportés sont remboursés alors qu’ils incombent à l’association. Ce sont en fait des débours exposés qui leur sont remboursés. Pour ces débours, aucune fiche fiscale ne doit être établie.

Lorsque l’association rembourse des frais réels, il suffit, selon le ministre, que ceux-ci soient repris sur une liste nominative avec mention des montants remboursés par bénéficiaire. Cette liste nominative doit être présentée, sur demande de l’administration fiscale, comme pièce justificative du montant payé.

Indemnité de défraiement forfaitaire et remboursement des frais de déplacement

L’association est libre d’opter pour une indemnité de défraiement forfaitaire ou sur base des frais réels. Il est cependant interdit de cumuler les deux systèmes pour une même personne volontaire, sauf lorsque ce cumul concerne des frais de déplacement remboursés pour un maximum de 2.000 kms par an.

En réponse à une question parlementaire (Q.Parl., n° 502 Stefaan Vercamer, 12 juillet 2012), le ministre a précisé que les indemnités en remboursement de frais de déplacement pour maximum 2000 kilomètres par an et les indemnités forfaitaires en remboursement des autres frais dont la limite journalière et annuelle n’est pas dépassée ne doivent pas être mentionnées sur une fiche fiscale 281.10. A nouveau, il suffit d’établir une liste nominative dans laquelle on indique par volontaire quelles sont les indemnités payées de manière forfaitaire de même que celles qui ont été payées pour les frais de déplacement.

Conclusions

L’association qui respecte ces limites légales peut se contenter d’une liste nominative sans établir de fiches fiscales.